1.3. Sunuşu Planlamak
Planlama etkili sunuşun anahtarıdır, sunuşun içeriğinin ortaya çıkmasına ve gerçek konuşmanın gelişmesine bir temel oluşturur, çok yönlüdür. En azından şu noktaların belirlenmesini kapsar:
- Sunuşun amacı
- Konuşmacının ya da konuşmacıların hedefleri
- Dinleyicilerin rolü ve ihtiyaçları
- Lojistik: Ne zaman? Nerede? Kim?
- Maliyetler
- Sunuşa yaklaşım
- Sunuşun içeriği
Sunuşun etkili planlanması konuşmacıya şu konularda yardımcı olur:
- Hedeflerin saptanması ve koordine edilmesi
- Olası en iyi içeriğin ortaya konması
- İçeriğin aktarılmasında esneklik gösterilmesi,
- Sunuş öncesinde, sunuş sırasında ve sunuş sonrasındaki ihtiyaçların karşılanması
- Etkili biçimde bilgilendirme
- Sunuşun yönetilmesi
- Sunuştan kaynaklanan değişikliklerle başa çıkılması
1.3.1.Hedeflerin Saptanması
Bir sunuşu fiili olarak hazırlamanın ilk adımı hedefleri saptamaktır. Sunuşun ve sunuşa katılanların (konuşmacı ve dinleyiciler) hedefleri bu özel olaya özgüdür. Etkili bir sunuş hazırlamak için, üç hedef dizisine ihtiyaç olduğunu bilmek gerekir: Sunuşun hedefleri, konuşmacının hedefleri ve dinleyicilerin hedefleri. Sunuşun içeriğini geliştirmeden önce bu üç hedef dizisini hem ayrı ayrı hem de bir arada analiz etmelidir.
1.3.2.Sunuşun Hedefleri
Sunuşun hedefleri şu soruları basitçe yanıtlayarak saptanabilir:
Bu sunuş neyi başarmalı?
- Bilgi mi verecek?
- Açıklamalarda mı bulunacak?
- Rapor mu sunacak?
- Eğitim mi verecek?
- Onay mı bulacak?
1.3.3.Konuşmacının Hedefleri
Konuşmacıların iki hedef dizisi bulunur: sunuşun hedefleri ve kendi hedefleri. Bu iki hedef dizisi birbirinden farklı olabilir. Örneğin, sunuşla ilgili hedefiniz bir projenin durumu üst yönetime bildirmek olabilir. Oysa sizin kişisel hedefiniz, projenin üçüncü ve dördüncü aşamalarını tasarlayacak bir müteahhitle anlaşması için üst yönetimi ikna etmektir.
Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır.
Bunun örnekleri şunlardır:
- Saygı, inanç ve güven uyandırmak
- Soruları daha iyi kullanmak
- Geri beslemeden öğrenmek
- Özgüven oluşturmak
- Aktif bir dinleyici olmak
Sunuşun etkisini azaltan kişisel hedefleri ise şu örnekler verilebilir:
- Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek
- Terfi etmek
- Başka birisini kötü göstermek
- Övgü almak
- Kişisel konumunu yükseltmek
Kişisel hedeflerinizle sunuşun amacı çelişiyorsa, sonuç olumsuz olacaktır. Sadece sunuşun kendisi etkisizleşmekle kalmayacak, konu da zarar görecek ve sizin güvenilirliğiniz zayıflayacaktır.
1.3.4.Dinleyicinin Hedefleri
Sunum sırasında dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyiciden sözlü ve sözsüz gelen geri besleme anlatımı ve sunuşun içeriğini etkiler. Dinleyicinin konuşmacı üzerinde etki yaptığı gerçeği, onun sunuş sürecinin bir değişkeni olarak önemini ortaya koyar.
Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla şu iki tepkiden birisini gösterir:”Harika!” ya da “Zamanımı boşa harcayacağım.” Eğer kişi sunuşa gitmeyi iple çekiyorsa derhal toplantıya gitme amaçlarını düşünmeye başlar.
Konuşmacının hedefleri gibi, dinleyicinin hedefleri de sunuşun konusuyla ilgili olabilir ya da olmayabilir. Bazı insanlar ilişkiler kurmak ve ortalıkta gözükmek isteyebilir. Bunlar sunulan konuya gerçekte ilgi duymazlar. Konuşmacının tek tek dinleyiciler arasındaki ilgi düzeyinin geniş bir yelpazeye yayıldığının farkında olması gerekir. Bu sunuşa katılmayı isteyen insanlardan kendilerini gelmek zorunda hissedenlere ve başka bir şey yapmayı tercih edenlere kadar uzanır. Konuşmacı sunuşu geliştirir ve yerine getirirken dinleyicinin hedeflerini kestirmelidir.
1.3.4.Dinleyicinin Hedefleri
Sunum sırasında dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyiciden sözlü ve sözsüz gelen geri besleme anlatımı ve sunuşun içeriğini etkiler. Dinleyicinin konuşmacı üzerinde etki yaptığı gerçeği, onun sunuş sürecinin bir değişkeni olarak önemini ortaya koyar.
Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla şu iki tepkiden birisini gösterir:”Harika!” ya da “Zamanımı boşa harcayacağım.” Eğer kişi sunuşa gitmeyi iple çekiyorsa derhal toplantıya gitme amaçlarını düşünmeye başlar.
Konuşmacının hedefleri gibi, dinleyicinin hedefleri de sunuşun konusuyla ilgili olabilir ya da olmayabilir. Bazı insanlar ilişkiler kurmak ve ortalıkta gözükmek isteyebilir. Bunlar sunulan konuya gerçekte ilgi duymazlar. Konuşmacının tek tek dinleyiciler arasındaki ilgi düzeyinin geniş bir yelpazeye yayıldığının farkında olması gerekir. Bu sunuşa katılmayı isteyen insanlardan kendilerini gelmek zorunda hissedenlere ve başka bir şey yapmayı tercih edenlere kadar uzanır. Konuşmacı sunuşu geliştirir ve yerine getirirken dinleyicinin hedeflerini kestirmelidir.