3.12. Özetleme ve Geri Bildirim Almak
3.12.1. Özetleme
Dinleyicilere konuşmanın genel çerçevesini sunmak, onlara ilerlediğiniz yönü göstermek sizi izlemelerini kolaylaştırır. Okuyucunun ayrıntılara inmeden önce temel noktaları belirlemek için hızlı bir okuma yapmasına benzer bu. Bir konuşmacının dinleyicilerini yönlendirmesine örnek verelim: “Pazarlama bölümü geçen altı ay içinde üç temel alanda incelemeler yaptı: Reklam, fiyatlandırma ve satış. Konuşmamda sırasıyla bu üç alanı ele alacağım. İlk olarak reklam ”Konuşma boyunca arada önceden söylediklerinizi özetlemeniz, dinleyicilerinizin konuşma boyunca ne kadar ilerlediğinizi görmesini sağlayacaktır. Aynı konuşmadan bir başka örnek: “reklamlarla ilgili iki önerimizi şöyle özetleyebiliriz: a) tüketiciye yönelik reklamı artırmak vb) sınırlı fakat iyi tanımlanmış ticari reklama başvurmak. İncelediğimiz ilk alan olan reklam ile ilgili önerimiz bunlarla sınırlı. (konuşma arası) Şimdi ikinci alana geçmek istiyorum: fiyatlandırma.” Bu örnekte konuşmacının üzerinde duracağı her noktayı numaraladığını görüyoruz.Sunuşun sonunda kilit düşünceleri, önerileri, varılan sonuçları özetlemek gerekir. Son özette, geri dönerek söylediklerinizi tekrar etmeniz bir okuyucunun okuduğunu anladığından emin olması için yeniden okuması gibi dinleyenlerin hafızasını tazeleyecektir. Örneğin: “Pazarlama bölümü reklam, fiyatlandırma ve satış olmak üzere üç alanda inceleme yapmıştır, biz de bunlara ilişkin şu önerileri geliştiriyoruz:
İlk olarak reklam alanında tüketiciye yönelik reklamların artırılmasını, sınırlı ama iyi tanımlanmış olması koşuluyla ticari reklam faaliyetlerine de girişilmesini öneriyoruz. İkincisi, fiyatlandırmayla ilgili olarak yeni ve basitleştirilmiş bir indirim yapılmasını; son olarak satışlarla ilgili olarak da deneyimli bir satış gücü oluşturulmasını öneriyoruz.”
Yazılı metinde bu özetler tekrar gibi görünebilir ve gereksiz bulabilirsiniz, ancak bunları sadece gözler için değil, kulaklar için de olduğunu unutmamak gerekir. Dinleyicilerin söylenenleri takip edip anlayabilmesi için bu tekrarlara başvurmak gerekir.
3.12.2. Geri Bildirim Almak
Sunum türü ne olursa olsun dinleyicilerden istesek de istemesek de geri bildirim alırız. Konuşmacı bilinçli olarak dinleyicilerine sorular yöneltir ya da sunum ile ilgili dinleyicilerden sorular gelir.
Soru sorma işlevi, sunum sırasında ya da sunum sonunda yapılabilir. Konuşmacı sunum sırasında sorular sorarak hem dinleyicileri sunuma dahil etmiş olur hem de söylediklerinin ne kadar anlaşıldığı ve ne kadar dikkate alındığı hususunda bilgi sahibi olur.
Soru sorarken izlenmesi gereken kurallar:
- Sorunuzu kişiye daima adıyla veya bir tanımlamayla yöneltin. Soruyu ortaya atarsanız, yanıtlayan kişi pek çıkmayacaktır. Soruyu direkt olarak yöneltmek, o kişiyi yanıt vermeye zorlayacaktır.
- Aynı soruyu daima birden fazla kişiye sorun. Hatta salonda, soruyu ilk sorduğunuz kişiden uzakta oturan birine yöneltirseniz dinleyiciler sorunun ikinci kez kime sorulacağını bilmediklerinden, daha dikkatle dinleyeceklerdir.
- Yanıtları yorumlamayın. Gerçekten doğru bile olsa “Doğru yanıt!” tarzı şeyler söylemekten kaçının. Çünkü insanlar yanlış yanıt verdiklerinde doğru diyemeyeceğinize göre, bu insanlar kendilerini küçük düşmüş hissedeceklerdir. O halde en iyisi hiçbir yanıta yorum getirmemektir.
- Daima doğru yanıtları verin. Soru sormanın esprisi, size durumunuzu eşitlemekte yardımcı olmasıdır. Dinleyicilerinizden bilgi almak değildir. Dinleyici sizden bilgi almak için orada bulunmaktadır. Sorunuzu birkaç kişiye sorun ve sonra doğru yanıtı verin. Göreceksiniz doğru yanıtı duymak için dikkat kesilen bir dinleyici grubunuz olacaktır.
- Bir tartışma ortamı yaratmayın. Asla dinleyicilerinizden biriyle tartışmaya girmeyin. Bu durum diğerleri açısından sıkıcı olacaktır.
- Çok fazla soru sormayın. Bunu yaptığınız takdirde, devamlılığınızı kaybeder ve dinleyicilerinizi yorarsınız. Yeri geldiğinde ve doğru zamanda sorulmuş sorular çok etkili olur. Soru sormanızın nedeni dinleyicilerinizin katılımını sağlamak ve konuyu ne kadar anladıklarını tespit etmektir.
- Sorularınız çok belirsiz olmamalıdır. Sorularınızı, dinleyicilerinizin yanıtlayabileceğini düşündüğünüz ve vermek istediğiniz bilgi çerçevesinde oluşturun.
Gerekli ise, yanıtı tekrar edin. Aldığınız yanıtları tekrarlamak yararlı olacaktır, bu dinleyicilerin duymasını ve neler olup bittiğinin daha iyi farkında olmalarını sağlar.
