3.2. Verilerin Düzenlenmesi
Bir sunuşu dinleyip, arkasından konuşmacının maksadını anlamadığınızı düşündüğünüz hiç oldu mu? Sunuşun hedefleri açık ve konuşmacının hitabet becerisi iyi olsa bile, içerik iyi düzenlenmemişse dinleyiciler hayal kırıklığına uğrayacak ve zaman yitirilecektir. Konuşmacı, konuşmasındaki kilit noktaların sırasına ve zamanlamasına dikkat ederse, böyle bir durumun ortaya çıkma olasılığı azaltılabilir.
3.2.1. Kilit Düşünce
Kilit noktalar belirlemeden önce, konuşmacının kilit düşünceyle ilgili bir ifade geliştirmesi gerekir. Kilit noktalar buradan çıkacaktır. Kilit düşünce, etrafında kilit noktaların geliştirileceği sunuşun özüdür. Yani kilit noktalar kilit düşünceden çıkarılır. Larry Samovar ve Jack Mills, Sözlü İletişim: Mesaj ve Yanıt adlı kitaplarında kilit noktaların seçilmesi ve ifade edilmesiyle ilgili bir dizi yol gösterici kural belirlemişlerdir.
- Her nokta kilit düşüncenin bir ürünü olmalıdır.
- Her nokta öteki kilit noktalardan farklı olmalıdır.
- Kilit noktalar kilit düşünceyi yeterince tartışmalıdır.
Örneğin; sunuşunda kilit düşünceyi şu şekilde ifade eden kişi:“ Esnek çalışma saatleri ve yoğun iş haftası geleneksel iş haftası karşısında en yaygın kullanılan iki alternatiftir.” Bu konuşmacının hedefidir.
Sunuşun kilit noktaları şöyle olabilir:
- “Esnek çalışma saatleri”nin tanımı
- “Yoğun iş haftası”nın tanımı
- Bunların her biri ile ilgili özgül deneyler
- Her birinin avantajları ve dezavantajları
3.2.2. Ana Noktaların Sıralanması
Kilit düşünce ve kilit noktalar belirlendikten sonra kilit noktaların sıraya konması gerekir. Verileri art arda düzenlemenin birkaç değişik yolu bulunmaktadır. Bu yollar şunlardır:
- Kronolojik: Eğer ana noktalar en iyi kronolojik sıraya göre geliştiriliyorsa bunları ortaya çıkacakları zamana göre sıralayın. Buna bir örnek olarak, özel bir görevin aşamalarının, bu aşamaların ortaya çıkış sırasına göre sunulması verilebilir.
- Tarihsel: Eğer ana noktalar bir dönem meydana gelen içinde değişikliklerle birlikte arkaplan bilgisi de veriyorlarsa, sıralamanın tarihsel (örneğin kuruluş günlerinden o ana kadar bir şirketin evrimi ) olmalıdır.
- Mekansal: Bu düzenleme coğrafi konumlar ya da fiziksel alanlar (örneğin bir şirketin bölge ya da yöreye dayalı çalışmalarının tartışılması ) hakkında bilgi vermek amacıyla kullanılır.
- Konuya gore: Bu düzenleme konuyu mantıksal ya da doğal bileşenlerine ayırır. Buna örnek, bir finans müdür yardımcısının yerine getireceği rollerin sunulmasıdır.
- Problem çözümü: Bu düzenleme bir problemi, problemin nedeninin analizini ve önerilen bir çözümü ortaya koyar. Konuşmacı problemi saptar, neden ve sonuçlarını tartışır ve bir çözüm önerisini tanımlar. Buna örnek, yüksek taşıma maliyetleri üstüne bir sunuş vermektir.
- Uzamsal sıralama: Bu yönteme başvurursanız, özelden başlayıp genele gidebileceğiniz gibi, ilk olarak genel tabloyu ele alıp sonra bunu dinleyicilerle nasın bir ilgisi olduğunu göstermeyi de deneyebilirsiniz. Örneğin son altı ayın satış çizelgesini inceleyip, ardından bunu son üç yıllık satışlar bağlamında ele alabilirsiniz.
- Teori / Uygulama: Önce teoriyi açıklar, sonra da bunun pratikte nasıl işlediğini gösterirsiniz. Teoriyi anlatırken, dinleyicilerin konuyla ilgili bilgileriyle bağlantı kurulması ve sonra daha az bildikleri noktalar üzerinde durulması daha yararlı olacaktır.
Konuşmacının seçeceği somut sıralama konuya ve sunuşun hedefine bağlıdır.
