1.7. Sunuş Mekanının Kontrolü

-A A +A

1.7. Sunuş Mekanının Kontrolü

İster bir konferans salonunda kalabalık bir dinleyici topluluğuna, ister meslektaşlarınızdan oluşan küçük bir gruba konuşacak olun, sunuş yapacağınız mekanı önceden incelemeniz gerekir.

Konuşmalar genelde, birkaç biçimde gerçekleştirilir:

  • İşyerinde düzenlenen yuvarlak masa toplantıları; yönetim kurulu toplantısı, pazarlama toplantısı, bölüm toplantıları gibi. Bunlar resmi ya da gayri resmi niteliktedir.
  • Sizin işyerinizde ya da başka işyerlerinde düzenlenen müşteri toplantıları; genelde bu toplantılara en fazla on iki kişi katılır.
  • Otellerde düzenlenen bölge toplantıları; 20 ya da daha fazla kişinin katıldığı pazarlama toplantıları gibi.
  • 150’den fazla katılımcının bulunduğu, otellerde ya da konferans merkezlerinde düzenlenen konferanslar.
  • Sunum yapılmadan önce konuşmanın yapılacağı mekanı ziyaret etmek, sunuşunuzu olumsuz etkileyeceğini düşündüğünüz ayrıntıları değiştirmek ve ortama alışmak için iyi olacaktır.
  • Sunum yerindeki imkanların, dinleyici kitlesinin, sunumun ve kendinizin gereksinimlerini ne kadar karşıladığını belirleyin.
  • Sunumunuz için önceden iyi test edilmiş olan görsel donanımlara gerek duyabilirsiniz.
  • Donanımı kendiniz idare edeceksiniz, nasıl kullanıldığını bilmeniz ve tüm işlevlerini araştırmanız gerekiyor.
  • Bazen ne kadar iyi bir içeriğe sahip olursanız olun teknik donanım ya da sunum araçlarının kullanımı konusunda yaşayacağınız problemler o güzelim anlatıma gölge düşürebilir.
  • Dinleyiciler ne tür sandalyelerde oturacaklar?
  • Dinleyicinin dikkatini toplamadaki sorunlarını önlemek istiyorsanız, plastik ya da düz sandalyeler daha uygundur.
  • Oda nasıl düzenlenecek? "U" ya da dairesel biçimdeki düzen dinleyicileri fikir alışverişine yönlendirir.
  • Masalara kümelendirilmiş sandalyeler takım çalışmasına özendirir ve hepsi konuşmacıya dönük durumda sıralanmış sandalyeler genel tek yönlü sunum yapma biçimidir.
  • Aydınlatma, okuma için yeterli mi ve bir film ya da slayt sunulurken kapatılabilir mi?
  • Kürsü ya da gerekirse mikrofon olacak mı?
  • Yeri ve olanakları değerlendirmeniz, size zamanı geldiğinde, sunumunuzun neye benzeyeceğinin tam bir görsel anlatımını sunar.
  • Eğer mümkünse, önceden konuşma yapacağınız yere gidin ve burada en azından bir kez deneme sunumu yapın.

1.7.1.  Küçük Mekânlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler

  • Dinleyicilerin salona nasıl bir oturma düzeni içinde yerleşmesini istediğinize karar verin. Masaya gereksinim var mı? Yoksa masaların olmadığı bir yarımay dizilimi mi uygun? Birlikte, ayrı ya da size yakın oturmasını istediğiniz katılımcılar var mı? Herkes birbirini, sizi ve eğer görsel malzeme kullanacaksanız ekranı görebilecek mi?
  • Notlarınız, görsel malzemeler ve dağıtacağınız belgeler için yeterince yer var mı? Dinleyicilerle aranızda masa gibi bir engel var mı, yoksa kapana kısılmış bir vaziyette mi olacaksınız? Tabloyu ve projektörü nereye koyacaksınız?
  • Prizler nerede olacak? Uzatma kablosuna ihtiyacınız olacak mı?
  • Eğer gerekirse, ışıkları nasıl kapatacaksınız? Ekranda ayrıntıları işaret etmek için elinizde bir çubuk olacak mı? Isınma ve havalandırma ile ilgili değişiklikleri nasıl yapacaksınız?
  • Çay, kahve servisi ne zaman, kim tarafından yapılacak?
  • Odada saat bulunuyor mu? Yoksa kendi saatinizi mi kullanacaksınız? Kol saatinizi çıkarıp önünüze koysanız dahi, zamanı küçük bir masa saatinden okumak daha kolay olacaktır.
  • Kalemler, not defterleri ve suyu kim sağlayacak?

1.7.2. Orta Büyüklükteki Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Küçük mekanlar için verdiğimiz listedekilerin tamamını gözden geçirmek gerekir.

  • Sunuşunuzun bir otelde gerçekleşecekse, kullanacağınız salonun kiralanmasından sorumlu yöneticinin ismini alın.
  • Salona ne zaman gireceksiniz?
  • Toplantının organizasyonundan kim sorumlu olacak ve mekanda sorumlu sıfatıyla kim bulunacak?
  • Sandalyeler rahat mı? Toplantı uzun sürecekse, yerlerine daha rahat sandalyeler koymak mümkün mü? Fazladan sandalye gerekebileceğini de hesaba katın ve bir oturma planı hazırlayın.
  • Toplantı salonunda cep telefonu gürültüsünü önleyin.
  • Görsel malzemelerin sunumunda kullanılacak cihazları kontrol edin. Projektörü kullanabiliyor musunuz? Salondaki model bildiğiniz bir model mi? Nasıl bir ekran kullanılacak? (Kullanılacak görsel ve işitsel araçlar ile ilgili olarak 6. bölüme bakınız)
  • Kürsü kullanacaksanız, yüksekliğini öğrenin. Alçaltılabiliyor mu? Gerektiğinde üstünde durmanız için bir şeyler verecekler mi? Ana ışıklar kapatıldığında notlarınızı okuyabileceğiniz küçük bir ışık sağlayabilecekler mi?
  • Kendi görsel malzemelerinizi kendiniz mi sunacaksınız? Bu iş teknisyene kalacaksa, ona ne gibi talimatlar vereceksiniz.
  • Işık düğmelerinin nerelerde olduğunu, bunları kimin idare edeceğini öğrenin. Gerektiğinde salonun sadece yarısını karartmak mümkün olabilecek mi? Pencerelerin örtülmesi gerekiyor mu?
  • Tuvaletler ve telefonlar nerelerde? Otel mesaj alma imkanı sunuyor mu?
  • Kahve çay servisi ne zaman, nasıl yapılacak? Servis toplantı salonunda mı yapılacak? Toplantı salonunda yapılacaksa, servisin toplantı öncesinde bitmesini sağlayın. Konuşmanızın fincan, kaşık şıkırtılarıyla bölünmesini istemezsiniz.

1.7.3.  Büyük Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Büyük konferanslarda, ayrıntıların çoğu konferansı düzenleyenler tarafından halledilir. Ancak bir konuşmacı olarak asıl sorumluluğunuz, yapacağınız konuşmayı her yönden değerlendirmek ve sunuşunuzun sorunsuz geçmesi, profesyonel görünmesi için yapabileceklerinizi düşünmektir. Ayrıntıları kontrol etmek sorunsuz bir sunuş için gereklidir.

Küçük ve orta büyüklükteki mekanlarda dikkat edilmesi gereken ayrıntılara ek olarak büyük mekanlarda da şunları gözden geçirmek gerekir;

  • Konuşmanızı yapacağınız sahneye ya da kürsüye nasıl çıkacaksınız?
  • Nerede duracaksınız?
  • Sahnede sizinle birlikte başka insanlar da bulunacak mı?
  • Dinleyicileri görebilecek misiniz? Yoksa ışık size engel mi olacak?
  • Görsel malzemeleri nasıl kullanacaksınız?
  • Ne tür bir mikrofon kullanacaksınız? Sabit mi olacak, yoksa mikrofonla birlikte dolaşabilecek misiniz?
  • Konuşma metniniz dinleyicilere ya da konferans delegelerine dağıtılacak mı? Dağıtılacaksa ne zaman?

1.7.4.  Sunum İçin Kullanılacak Salonunun Hazırlanması

Sunuş yapılacak salonun temizletilmesi gerekir. Eşya düzeninin yapılması, yerlerin, kullanılacak masasının, koltukların ve tabloların temizlenip, tozlarının alınması, oturma düzenlerinin yapılması gerekir. Toplantıdan birkaç saat önce oda havalandırılır. İklime göre klima açılarak ısı derecesi düzenlenir. Sunuşa az bir zaman kala ışık düzeni ayarlanır.

Tüm bu işlerden sonra masa düzeninin yapılması gerekir. Sunuş için gerekli evraklar ve dosyalar bir gün öncesinden hazır bulundurulmalıdır. Sunuş bir iş toplantısını içeriyorsa katılacak kişilere toplantının konusuyla ilgili dosya ayrı ayrı masaya kişilerin önüne düzenli bir şekilde yerleştirilmelidir. Masanın görünüşü estetiğe uygun olmalıdır. Bu nedenle masadaki dosyalar özenle yerleştirilmelidir. Toplantı masasında canlı çiçek bulundurmak estetiği sağlar.

Ayrıca katılımcılara ikram edilecek yiyecek ve içecekler de yönetici asistan tarafından düzenlenir. Yiyecekler toplantı süresine, iklime ve katılacak kişi sayısına göre katılımcıların damak zevki esas alınarak sipariş edilir. Toplantı süresi boyunca aksatmadan yiyecek ve içecek servisi yapılır.

Sunuşun başarılı olabilmesi ve olumlu sonuçlar doğurabilmesi için tüm bu kriterlerin gerçekleştirilmesi önemlidir. İyi bir yönetici sekreter toplantı için gereken en ufak ayrıntıyı bile atlamamalıdır.

Sosyal Medyada Bizi Takip Edin

Zircon - This is a contributing Drupal Theme
Design by WeebPal.