1.4.Dinleyicilerin / Katılımcıların Tanımı
Sunum iletişime yönelik bir forumdur. İletişim süreci ise verici ile alıcı (konuşmacı ve dinleyici) arasındaki iki yönlü bir karşılıklı etkileşimdir. Bir sunuş sırasında konuşmacı ve dinleyici hem bilgi verici hem de bilgi alıcı olarak işlev görür. Dinleyicinin rolü pasif değildir. Sözlü ya da sözsüz olarak dinleyici sunuma etki eder. Bu nedenle bir sunum hazırlığı yapılırken, katılımcı listesini hazırlanacak ise katılımcıların toplantı konusu için doğru kişiler olduklarını denetleyiniz. Sunumun amacını, türünü gözden geçiriniz.
Dinleyicilerin genelde hangi özelliklere sahip olduğunu, ilgileri ve konu hakkındaki bilgi düzeylerini bilmek çok önemlidir.
Her grupta çok değişik bireylerin olmasına karşın, dinleyicinizin genel özelliklerini inceleyerek mesajınızı en iyi sunma yolunu belirleyebilirsiniz. Derste, konu hakkında bilgisi olan öğretmen ve arkadaşlarınıza ödevinizi sunarken ya da bir kulüp toplantısında görüşlerinizi aktarırken farklı yöntemler kullanmanız gerekebilir.
Dinleyiciler sunacağınız konu hakkında fazla bilgi sahibi değillerse, sunumunuzun amacını özetlemeye daha fazla zaman ayırmalısınız.
Dinleyici sayısı az olduğu zaman, sunumunuz tartışmaya daha ağırlık verilen resmiyetten uzak bir sunum haline gelebilir.
Küçük gruplarda ifadelerinizi düzeltmek ve değiştirmek için birçok olanağa sahip olursunuz.
Dinleyici sayısı arttıkça iletişiminiz tek yönlü ve daha resmi olur. Daha kalabalık gruplara yapılan sunumların kolay anlaşılır olması gerekir.
Sunumu gerçekleştirecek kişi dinleyicileri analiz edebilmek için şu soruları sormalıdır:
- Neden oradalar? Ne bekliyorlar?
- Ne istiyorlar ya da neye gereksinimleri var? Bilgi düzeyleri nedir?
- Size ve görüşlerinize yaklaşımları nasıl olabilir?
- Size yakınlık ya da karşıtlık duymalarını etkileyecek bir deneyimleri olmuş mudur?
- Dinleyici grubunu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum? Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim?
- Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını artırmak için nasıl kullanabilirim?
Eğer kendi iş yerinizde konuşuyorsanız, dinleyicilerinizin orada bulunmaktan başka bir şansları olmayabilir. Bazen dinleyicilerinizi siz davet edersiniz, ya da kalabalık bir konferansa sizi dinlemeye gelenler para ödemişlerdir. Dinleyicileriniz sizi dinlemeyi tercih etmişler mi, kendi özgür iradeleriyle mi orada bulunuyorlar, yoksa gönderildikleri için mi oradalar? Bu onların konuşmacıya karşı yaklaşımlarında ciddi farklılıklar yaratabilir.
Dinleyicilerinizin beklentilerini gidermelisiniz. Eğer sizden yemek sonrası hafif bir konuşma bekleyen iş adamlarına, o sektördeki genç elemanların eğitimi için daha fazla maddi yardımda bulunmaları önerisinde bulunursanız yersiz olacaktır. Dinleyiciler başka bir konuşmayla ilgilenebilecek durumdadırlar, ama beklediklerini bulamıyorlarsa dikkate almazlar. Amacınızla dinleyicinin beklentilerini karıştırmamaya dikkat edin. İkisi aynı değildir.
Amacınıza ulaşmak için sunumu dinleyiciler için ilginç kılmalısınız. Mesajınız onların gereksinimlerine denk düşmeli. Bu, mesajın içeriğini değiştirmeniz gerektiği anlamına gelmiyor, sadece kendinizi dinleyicinin yerine koymalı ve mesajınızı onların bakış açısıyla sunmalısınız.
Dinleyicileriniz, söyledikleriniz konusunda bilgi sahibi ise bildikleri şeyleri kapsamlı şekilde dinlemek onlar için sıkıcı olabilir. Bu durumda konuyla ilgili daha ne kadar bilgi almak istediklerini araştırınız. Dinleyicilerinizin bilgi düzeylerinin farklı olduğunu bildiğiniz durumlarda, söylediklerinizi herkesin anlaması için gerekli arka plan bilgisini de verebilirsiniz.
Konuşmaya başlamadan önce olumsuz yaklaşımlardan haberdarsanız, konuşmanız sırasında olası itirazları aşmaya çalışabilirsiniz. Kötü deneyimler insanların değerlendirmelerini etkiler ve genellikle de mesajın alınmasını ya da anlaşılmasını engelleyen duvarlara çarpmaya sebep olur. Amacınıza ulaşmak istiyorsanız, bu engelin farkına varmalı ve kaldırmalısınız.
Kendi iş yeriniz dışında bir panele katılmanız, misafir konuşmacı olmanız, bir çalışma grubunda tartışmayı yönetmeniz ya da yemekli bir toplantıya konuşmacı olarak katılmanız söz konusu olabilir. Bu durumlarda da dinleyicilerinizi ve konuşma yapacağınız mekanı ne kadar tanırsanız o kadar güvenli ve etkileyici bir konuşma yapabilirsiniz.
Dinleyiciyi analiz etmede yardımcı olacak bilgiler şunları içerir:
- Gelecek insan sayısı
- Geleceklerin isimleri, konumları
- Temsil edilen bölümler
- Bölüm yöneticilerinin sayısı
- Yardımcı personel sayısı
- Geleceklerin cinsiyeti, yaş ortalaması, kıdem durumu
- Karar alma gücüne sahip insan sayısı
- Sunuşun konusuna çok ilgi duyan ve çok az ilgi duyan insan sayısı
Sunum türüne göre bu bilgiler değişebilir.
